Transformación del lugar de trabajo en Clientes Chilenos con Microsoft Teams

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NEBULAN es una empresa dedicada al desarrollo e implementación de servicios cloud. Nuestra misión es “Dar a nuestros clientes una experiencia de viaje agradable, rápida y estadía segura; a la nueva plataforma de la nube y de software como servicio”.

 

Hoy, somos una de las empresas Cloud con más experiencia en OFFICE 365 en Chile. Ganadores del premio Partner del Año Microsoft 2014, con más de un millón de usuarios que han migrado satisfactoriamente.

 

La adopción de Microsoft Teams se han convertido en una victoria personal para Nebulan que ha ido a convertirse en una victoria para nuestra base de clientes.

Cuando Microsoft se nos acerco para que promocionáramos Teams, utilizamos la oportunidad para probar el programa en nuestra propia organización y ver como mejor se podía utilizar. Luego, hablando con nuestros clientes sobre su situación actual de comunicación interna y de trabajo identificamos tres grandes problemas que podían solucionarse son Teams. Destacamos especialmente el trabajo con Sura y Banco Falabella por su nivel y velocidad de adopción.

 

El primer problema que observamos fue que la realidad de cada día de trabajo es demasiado compleja para el correo electrónico regular. Se utiliza para enviar mensajes largos, mensajes cortos, intercambiar archivos, coordinar reuniones, etc. Todo construido en la sobre una base no apta para la tarea. De ahí que Sura y Falabella querían cambiar sus comunicaciones lo antes posible.

 

Lo que nos llevan al segundo dolor para nuestros clientes. Trabajar con todas las soluciones de la nube era una tarea muy desalentadora para los colaboradores que no les gusta la tecnología. Tener que conocer Outlook, OneDrive, SharePoint, y Word online para nombrar unos pocos, era imposible de integrar con las viejas prácticas de trabajo. Por lo que no importaba cuanto la gerencia quería cambiar substituir el correo, no lograban hacerlo.

 

Todos los problemas anteriores se compilan con miedo genuino de la seguridad en línea. En Nebulan estábamos más que ansiosos por descargar el correo electrónico y trabajar con SharePoint. Pero los clientes no entendían la mayoría de estos productos de la misma manera que entendían el correo electrónico.

 

Para resumir. Tuvimos tres problemas interconectados.
1. Ineficiente uso del correo electrónico, comunicación
2. Herramientas cooperativas de adopción lenta, colaboración
3. Miedo a usar la nube

 

La mayor parte del tiempo nuestros clientes necesitan oír que una solución propuesta ya a funcionado en otro lado. Así que, nos convertimos en ese caso exitoso. Después de que algunos miembros del equipo aprendan a usar el programa hicimos un taller como empresa, asegurándonos de abordar nuestros problemas actuales, principalmente el correo electrónico y las herramientas de cooperación mencionadas anteriormente.

Debido a que somos un equipo relativamente pequeño, pudimos ver donde la adopción era lenta, quienes gatillaban las cadenas de correos, y cómo podríamos traer la recompensa inmediata que la persona estaba buscando.

 

Trajimos este conocimiento a las charlas y talleres con Sura y Banco Falabella y luego presentamos equipos como una solución que les encantaría.

Primero, abordamos el problema de las comunicaciones, el correo electrónico. La realidad de la situación era que Sura y Banco Falabella usaban varias aplicaciones de mensajería a medias (Skype, Yammer, WhatsApp), además del sistema de correo. Esta situación sólo creaba más confusión y la idea de que Teams podía simplificar las cosas les gusto bastante en las reuniones.

 

Comenzamos por capacitar en Teams a la gente de TI y recursos humanos, luego a las gerencias y a modo de probar el programa también fuimos a diversas sucursales.
Solucionar el primer problema sólo fue posible porque solucionamos el segundo problema al mismo tiempo. Sí adoptaban Teams, la colaboración y el intercambio de archivos se hacían más rápido y fácil. Adaptamos como aterrizaríamos el uso de Teams en las diversas empresas basados en los problemas específicos que nos habían comunicado. Durante los talleres trajimos las veces que en Nebulan enviamos archivos con mensajes directos, en Sura cómo podrían Mejorar sus flexibles iniciativas de trabajo con la pestaña de archivos en los canales y en Banco Falabella lo fácil que es editar en línea y no preocuparse de múltiples versiones de archivos.

 

Por último, fue resolver los miedos sobre seguridad. En este punto les mostramos que los Teams es tan seguros como el correo electrónico. Aquí abrimos el panel de administración y caminamos punto por punto sobre cómo ellos pueden asegurar que el almacén de información en equipos es seguro y cómo utiliza SharePoint de una manera que ellos no necesitan interactuar directamente con SharePoint, que fue un alivio para algunas personas.

 

Después de las inducciones que hacemos, observamos el uso de la aplicación durante las próximas semanas y por lo general nos han llamado porque otra área quiere aprender a usar Microsoft Teams.

 

Cabe mencionar, que la capacidad de Microsoft Teams para generar videoconferencias de manera rápida a sido atractiva de manera transversal con todos nuestros clientes y un facilitador a lo largo de todo el proceso de adopción.

 

Ya que los problemas de nuestros clientes estaban amarrados a la experiencia de usuario y eficiencia, solucionar esos dos puntos era clave para asegurar la satisfacción del cliente al adoptar Microsoft Teams.

 

Priorizamos simplificar las capacitaciones y enfocarnos sólo en el “core” de Teams y cualquier otro programa puntual que fuera solicitado (Planner, PowerBI). Esto fue posible gracias a las largas relaciones que hemos cultivado con nuestros clientes y el uso de herramientas de office 365, Azure y Exchange. Para esto trabajamos con recursos humanos y las personas siendo capacitadas de manera de hacer un recorrido del programa que simule lo mas posible el día a día.

Asegurando el apropiado acompañamiento en el proceso de adopción, reducimos el periodo de aprendizaje para los clientes, lo que redujo el tiempo de transición y mejoro la eficiencia de los procesos al facilitar la comunicación y colaboración. De modo adicional, al usar Teams para compartir archivos, mejoro el orden, redujo los mails enviados innecesariamente.

 

Una pérdida de eficiencia por culpa de una mala metodología de trabajo o malas prácticas es difícil de detectar y difícil de cambiar. Todo el tiempo que nuestros clientes están ocupados en poder trabajar, pierden tiempo. Gracias a Microsoft Teams pudimos presentar una solución tecnológica de fácil implementación que no solo permitía comunicarse, potenciaba el trabajo y empoderaba a los equipos.

 

Después de los procesos de instalación e inducción esperamos ver una mejora en la eficiencia diaria de todos nuestros clientes. Lo que se traduce a una ventaja en cuanto a comunicación, colaboración y coordinación del día a día. Esto tanto en soluciones de comunicación como Teams y Skype, como en herramientas de colaboración como office 365 y Power Bi por nombrar algunas.

 

Ahora, una de las dificultades siempre presente en todo proceso de adopción de nuevas soluciones es la fricción que se crea entre la herramienta nueva y la vieja. Por eso colaboramos con recursos humanos y/o TI para expandir el uso de manera que se cree un nuevo habito.

 

Parte de esto lo logramos gracias a que Microsoft Teams presento una oportunidad al permitirnos crear teams con nuestros clientes. De este modo, abrimos un nuevo canal de comunicación directa con ellos y los podemos educar en la aplicación misma.

 

 

Microsoft Teams, tanto para nosotros como para nuestros clientes, es una herramienta reconciliadora. Lo que significa que nos permite utilizar todas las herramientas de Office 365 para empresas en un solo lugar y con una interfaz fácil de entender. Ahora podemos ayudar a nuestros clientes a utilizar SharePoint, Planer, Word online y toda una serie de programas sin tener que ir a explicar como funciona cada programa en sí mismo. Un ejemplo puntual y en desarrollo seria Cementos Bio Bio y el uso de Power Bi.

 

La importancia de todo esto es que nos ayuda a superar las barreras de aprendizaje normalmente asociadas a nuevas tecnologías, de manera que de la adopción de Microsoft Teams podemos profundizar en otras areas de los productos Microsoft dependiendo de las necesidades y hábitos del cliente.

Todo esto se traduce a que podemos ayudar los a enfocarse en su propio trabajo y no en el cómo van a trabajar. Actualmente no hay soluciones de mercado con este nivel de conexión, potencia y simplicidad.

 

La universalidad de Teams como herramienta de trabajo significa que podemos ofrecerla e implementarla con cualquier tipo de cliente.

 

Nosotros hemos desplazado nuestras comunicaciones internas hacia Microsoft Teams y adaptado la comunicación externa para que sea una combinación de Outlook y Teams.
Esto se a convertido en una herramienta de enseñanza al momento de capacitar a nuestros clientes en Teams y también una nueva forma de trabajar con ellos. Los equipos que creamos con ellos nos sirven para solucionar sus problemas de forma directos, comunicaciones generales, coordinar reuniones y ejercicio practico con Teams.

Procuramos de mover todas las comunicaciones con ellos a teams y reforzar su uso en cada momento. Esto lo hemos visto con todo tipo de clientes, desde el sector público con SII, Servel, ACHS, como clientes del sector privado mencionados a lo largo del documento, Sura, Banco Falabella, etc.

 

La tecnología potencia el trabajo de todas estas personas y abre nuevas posibilidades al utilizar las capacidades de estas herramientas de comunicación.


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